Voor organisaties die willen groeien is standaardisatie onmisbaar. Zorgen dat de klant tevreden is, keer op keer, is onmogelijk zonder te standaardiseren. Veel grote organisaties zijn hier al mee bezig. In het MKB is het nog een ondergeschoven kindje.
Bij het woord ‘standaardiseren’ denkt men vaak aan saai en niet flexibel. MKB bedrijven zijn bang dat het de eigenheid aantast, dat er geen ruimte meer is voor verschillen, maatwerk en authenticiteit als er wordt gestandaardiseerd. Ik denk dat het tegenovergestelde waar is.
Met standaardisatie behoud je wat je hebt bereikt en voorkom je dat je terugvalt. Door te standaardiseren zorg je voor een constant resultaat en verbetert de kwaliteit en snelheid van de processen. Producten en diensten kunnen geleverd worden tegen lagere kosten en met constante kwaliteit. En dat komt ten goede van de klant. Het is een basis voor succes en juist een randvoorwaarde om maatwerk te kunnen leveren.
Binnen het MKB worden de administratieve taken vaak door de eigenaar/ directeur of medewerker boekhouding gedaan. Vaak even tussendoor omdat het niet hun kerntaak is. Deze werkzaamheden worden keer op keer ad hoc afgehandeld zonder een gedegen methode of format. Die aanpak maakt het lastig om kwaliteit te leveren. En kost bovendien telkens opnieuw enorm veel tijd.
Het standaardiseren van de meest voorkomende processen, door gebruik te maken van checklists en standaard documenten, is een belangrijke eerste stap.
Een arbeidsovereenkomst is in grote lijnen voor iedere nieuwe medewerker gelijk. Je wilt niet elke keer opnieuw nadenken over een arbeidsovereenkomst. Investeer tijd om het de eerste keer goed te doen én goed op te slaan.
Alles wat je moet regelen voordat een nieuwe medewerker aan de slag kan (de introductie- en inwerkperiode), is ook zo’n proces wat voor vrijwel iedere medewerker hetzelfde verloopt. Maak hiervan een checklist, sla hem op en je zult zien dat een volgende keer het proces veel sneller doorlopen wordt en je minder vergeet. Bij iedere nieuwe medewerker optimaliseer je het proces.
Denk je eens in hoeveel tijd je dit scheelt.
Zorg ervoor dat geldende afspraken en interne processen vastgelegd zijn. Hoe vraag je verlof aan, hoe meld je je ziek, hoe meld je je beter? Vertel je medewerkers hierover en geef aan waar ze deze kunnen vinden.
Het is fijn als medewerkers dat vanaf dag 1 dat zij in dienst komen allemaal weten. Bovendien voorkomt het vragen van medewerkers aan jou. Zij vinden het prettig om zelf een antwoord op hun vragen te kunnen vinden en jij wordt niet gestoord en wint hierdoor tijd.
Durf uit te besteden wat je zelf niet kunt. In je eentje kun je niet alles weten en in Nederland verandert met regelmaat de sociale wetgeving. Voor een ondernemer is dit haast niet bij te houden. Zorg dus dat je sommige dingen kunt laten doen door een deskundige.
De interne tevredenheid onder medewerkers zal groeien. Medewerkers willen graag snel worden geholpen als zij een vraag hebben. Als er een personeelshandboek beschikbaar is, help je medewerkers zelf de informatie te vinden die zij nodig hebben, bijvoorbeeld antwoorden op standaardvragen als hebben we op 5 mei vrij of hoe wordt omgegaan met het uitbetalen van overuren?
Standaardisatie ligt dan misschien niet in het directe aandachtsgebied van jou als ondernemer, toch zou het zo moeten zijn. En wel om deze redenen.
Uiteraard zijn niet alle P&O taken geschikt om te standaardiseren. Een adviestaak van P&O is bijvoorbeeld minder gestructureerd van aard dan een HR-administratieve taak. Je gaat voornamelijk taken en processen standaardiseren die keer op keer opnieuw gedaan moeten worden en vrijwel altijd dezelfde stappen doorlopen.
Ik kan zelfs stellen dat standaardiseren het werk leuker maakt omdat routinematige werkzaamheden snel en goed uitgevoerd kunnen worden. Hierdoor blijft er meer tijd over voor de niet routinematige (en vaak leukere!) werkzaamheden. De kwaliteit verbetert en daarmee stijgt de medewerkers maar ook klanttevredenheid.
Kortom: standaarden maken het werk leuker!
Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. This category only includes cookies that ensures basic functionalities and security features of the website. These cookies do not store any personal information.
Any cookies that may not be particularly necessary for the website to function and is used specifically to collect user personal data via analytics, ads, other embedded contents are termed as non-necessary cookies. It is mandatory to procure user consent prior to running these cookies on your website.